Perchè scegliere ARXivar.
ARXivar è uno strumento di gestione dell'informazione, laddove con questo termine si intende qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore competitivo per l'azienda.
Le informazioni ed i documenti si dicono "strutturati " quando possono essere archiviate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo
Quelle "destrutturate " o "parzialmente strutturate " devono invece essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore
Intervenendo nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le attività a NON VALORE AGGIUNTO.
Il 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti. Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte. Il 7% dei documenti non si trova più. Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono. L'80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell'azienda ne ignora l'esistenza e quindi vengono ricreati. Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti.
Moduli e funzionalità
La combinazione dei diversi moduli rende ARXivar adatto a risolvere le esigenze di archiviazione, conservazione e gestione dei processi in ogni settore.
- Fatturazione Elettronica e IX
- Dematerializzazione documenti
- Gestione Documentale
- Gestione dei processi (WORKflow)
- Conservazione sostitutiva
Il 6 giugno 2014 è entrata in vigore la normativa che obbliga la Pubblica Amministrazione Centrale a liquidare solo fatture ricevute in formato elettronico e trasmesse tramite Sistema di Interscambio (SDI). L’obbligo si estenderà a tutte le altre Amministrazioni pubbliche a partire dal 31 marzo 2015.Il decreto che interessa tutte le aziende, anche private, è previsto entro gennaio 2015.
Invoice Xchange (IX) è il servizio web ideato da ARXivar per creare, trasformare, firmare, trasmettere e conservare, in house e in outsourcing, le fatture elettroniche dirette alla Pubblica Amministrazione
La normativa prevede che le fatture elettroniche debbano pervenire alla PA esclusivamente in formato XML. Per tale ragione IX mette a disposizione due servizi:
- la compilazione automatica tramite il modulo XMLPA Generator che permette di inserire i dati manualmente, visualizzare il file XMl tramite foglio di stile, inviare il file XML direttamente ad IX e apporre modifiche alla fattura in un secondo momento.
- un servizio di TRASFORMAZIONE dei documenti fattura in file XML, partendo da file PDF/ASCII/UBIL/EDI.
Grazie ad IX le aziende non dovranno modificare in alcun modo la normale procedura di emissione delle fatture. Si potrà continuare a redigere le fatture nei modi più disparati, dal foglio excell al gestionale aziendale, a tutto il resto penserà il servizio Invoice Xchange (IX) di Arxivar.
Non aspettare, fatti trovare preparato! Leggi la presentazione su slideshare
La documentazione amministrativa deve essere gestita ed archiviata nel modo più semplice ed immediato possibile, senza aggiungere carico di lavoro al personale addetto, anzi, sgravandolo di tutta una serie di operazioni ripetitive. Infine deve permettere la conservazione sostitutiva attraverso il modulo appositamente studiato.
Archiviazione dei documenti attivi
Semplicità operativa: i documenti passano in maniera del tutto automatica dal gestionale o ERP ad ARXivar senza che l'operatore debba fare alcuna operazione.
Archiviazione dei documenti passivi
Anche in questo caso la SEMPLICITA' operativa deve essere garantita: l'operatore che registra il documento sul gestionale DEVE continuare ad operare seguendo le stessa modalità.
Al momento della registrazione del documento nel sistema gestionale il connettore ARXivar è in grado di intercettare i dati di profilazione direttamente e produrre su di una stampante apposita una etichetta che riporta tutti di dati di contabilizzazione (nel caso delle fatture) affiancati ad un barcode. L'etichetta sostituisce interamente la timbratura e l'apposizione manuale dei dati di contabilizzazione.
Quanto tempo risparmieresti? Guarda il video
Attraverso un’interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft, permette di gestire le informazioni. ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, gestione di deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora. ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.
Tra le funzionalità:gestione delle revisioni e del log, gestione accessi, annotazioni e allegati, gestione modelli, ricerca full-text, multicanlità (fax, mail, ecc...), fascicolazione e pratiche, associazioni e relazioni, esportazioni, ecc... , ......
Potresti consultare tutto... e subito! Guarda il video
Per Workflow Management si intende l'uso di schemi grafici per definire dei processi organizzativi e un sistema per il loro funzionamento e controllo.
L'impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente.
Sempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. ARXivar è lo strumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Con il workflow designer, (disegnatore grafico di flowchart), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività, secondo un determinato percorso procedurale. Il workflow di ARXivar consente all'azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle. In modo graduale è possibile gestire uno dopo l'altro i processi più critici e integrarli con l'organizzazione funzionale esistente. Un qualsiasi evento manuale e/ o automatico può scatenare un processo.
Potresti sapere chi fa che cosa, perchè e in quanto tempo. Guarda il video
Per Conservazione Sostitutiva si intende una procedura certificata secondo le direttive del CNIPA che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendale e ...
POTER ELIMINARE IL DOCUMENTO CARTACEO.
ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per la piena e completa rispondenza a TUTTA la normativa vigente.
A corredo della soluzione sono stati sviluppati una serie di servizi che permettono la totale sicurezza per il cliente: Conservazione in House o Outsourcing, corsi di formazione e molto altro ancora.
La firma digitale: Attesta l'integrità del documento e la paternità, ma non dà alcuna indicazione sul momento temporale in cui esso è stato formato. (Timbro postale, deposito all'ufficio registro) Riferimento temporale: Risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data/ora) opponibile ai terzi. Marcatura temporale: Evidenza informatica e dunque una ulteriore firma digitale posta da un'identità esterna (Ente certificatore), contenente l'ora e data in cui è stata generata. E' opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale
... sempre troppa carta! Finalmente puoi eliminarla! Guarda il video
CLICCA QUI : Scopri i documenti che si possono e NON si possono conservare elettronicamente
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